Déménagement d’entreprise : check-list ultime (2017)


Le déménagement d’une entreprise est un moment de renouveau. C’est aussi un défi qui met le dynamisme et la cohésion de votre groupe à l’épreuve. Votre image de marque peut aussi bien en profiter qu’en souffrir. Fort heureusement, Movinga s’est bâti une véritable expertise en matière de déménagement d’entreprise. En 5 temps forts, cette feuille de route vous permet d’être opérationnel sur toute la ligne !

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Sommaire :

1 – Jour J – 180 : le rétroplanning du déménagement d’entreprise
2 – Jour J – 90 : vers quelle société de déménagement se tourner ?
3 – Jour J – 30 : déménagement des bureaux – impliquer le personnel en amont
4 – Jour J : en route pour vos nouveaux locaux !


Jour J moins 6 mois : le rétroplanning du déménagement d’entreprise

Préavis et audit

Une étape inévitable : six mois avant de changer de locaux, veillez à donner votre préavis après avoir bien lu votre contrat, afin de limiter les frais éventuels. Avant d’opter pour un local ou un autre, n’oubliez pas de faire un audit, notamment pour tout ce qui concerne les branchements, les capacités informatiques, ou encore la climatisation.

Dresser un inventaire préalable

N’hésitez pas à faire appel aux divers responsables pour dresser l’inventaire, pour fixer en amont ce qui doit être déménagé et ce qu’il vaut mieux laisser. En effet, il est possible qu’une partie du mobilier ne soit plus adaptée au nouvel espace de travail. Par souci d’économie, seuls les meubles, matériels et documents nécessaires feront l’objet du déménagement. Meubles inadaptés, matériel obsolète, documents doublons : alléger votre inventaire de biens entraîne toujours une compression du coût de votre déménagement.

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Établir un cahier des charges sur la base de vos nouveaux locaux

Le choix des nouveaux locaux conditionne en grande partie le déménagement d’une entreprise. Prenez bien en compte les caractéristique de votre nouvel espace de travail pour établir avec précision un cahier des charges. Où se trouvent les branchements ? des travaux sont-ils requis ?  Ce document essentiel déterminera la nature des prestations devant être fournies par la société de déménagement, et vous permettra d’organiser l’opération en interne.

Voir aussi : Comment se calcule le prix d'un déménagement ?

Jour J moins 3 mois : vers quelle société de déménagement se tourner ?

Le meilleur moyen de créer les conditions d’un déménagement serein est de jouer la carte de l’organisation.

  • Dans un premier temps, trouver les meilleures prestations.
  • Dans un second temps, comme la loi l’exige, informez vos collaborateurs à l’avance.

À 3 mois de l’échéance, le moment est venu de trouver la société de déménagement.

Demander des devis à plusieurs professionnels du déménagement ou, si vous n’êtes pas amateur de porte à porte, optez tout simplement pour la solution Movinga, qui trie pour vous les offres les plus avantageuses parmi ses partenaires et vous offre la possibilité d’établir un devis gratuitLa liste des prestations à réaliser permet de faire une première sélection. Au-delà des prestations, certaines sociétés offrent également des avantages supplémentaires : démarche éco-responsable, prise en charge du matériel encombrant, compétence des déménageurs…

Pour information, en tant que jeune entreprise, Movinga a révolutionné le secteur du déménagement : en effet, nous ne sommes ni une société de déménagement, ni un comparateur de prix, mais une interface permettant à ses utilisateurs de bénéficier de l’offre la mieux adaptée à leurs critères, sur la base de notre réseau de partenaires déménageurs. Chaque mois, nous réalisons des milliers de déménagements en France, en Suisse, en Autriche et en Allemagne; vous pouvez donc vous fier à notre équipe ! 

Congé déménagement - Quelle stratégie adopter ?

Une fois le prestataire sélectionné, tâchez d’informer le personnel en prenant soin de valoriser les nouveaux locaux, et de choisir des référents au niveau de chaque département pour une organisation sans accroc.

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Jour J moins 1 mois : impliquer le personnel en amont

À 30 jours du jour J reste le moment propice pour lancer le début de l’opération de transfert. Au-delà du transport physique, un déménagement d’entreprise nécessite une organisation préalable qui permettra de ne pas entraver le fonctionnement de la société dans ses nouveaux locaux.

Informer le personnel et indexer les effets de bureau

Informez tous les salariés du jour prévu pour le déménagement et indexez les effets de chaque salarié. Dossiers, matériel et meubles se verront attribuer le code correspondant à leur propriétaire. Chaque référence permettra de situer la future localisation des effets de chaque salarié dans les nouveaux locaux. Le cas échéant, les employés peuvent apporter leur contribution en rangeant leurs affaires dans les boîtes en carton. Les cartons faits en interne et ceux délégués aux déménageurs doivent être fixés d’avance afin de préparer l’étape suivante. En effet, ces éléments entreront en compte dans votre devis de déménagement.

Effectuer les changements d’adresse et de ligne téléphonique

Pensez à informer tous vos collaborateurs, partenaires, fournisseurs et clients. Selon la nature de votre activité, le fait de changer d’adresse constitue une bonne opportunité de marquer l’événement. N’oubliez pas d’informer la Préfecture pour changer modifier l’immatriculation et le Kbis de votre société.

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Jour J moins 10 jours : dernières vérifications

Deux étapes incontournables permettent de gagner en efficacité pour l’entreprise au moment de prendre possession de ses nouveaux locaux.

Établir une feuille de route pour chaque employé

De manière personnelle, chaque salarié recevra à 10 jours du déménagement une feuille de route. Quelques informations détaillées permettent non seulement de mobiliser autour de l’événement mais également de répondre aux derniers doutes. Cette feuille de route détaillera de manière précise ce qui doit être emballé au départ, ce qui doit être déballé à l’arrivée. N’hésitez pas à communiquer plus d’informations sur les nouveaux locaux. En effet, à l’aide d’une bonne communication, le déménagement de l’entreprise est une véritable occasion de renforcer les liens entre les employés et d’assurer une bonne cohésion.

Veiller au transfert du parc informatique

Le directeur informatique devra orchestrer le transfert des postes. Indexation de tous les ordinateurs à leurs utilisateurs et sauvegarde de sécurité de tous les serveurs lui incombent avant la déconnexion le jour du départ.

Jour J : c’est parti

Les cartons sont faits, les dossiers emballés et les ordinateurs soigneusement stockés, le déménagement peut se faire sans encombre. Faites appel à une société de nettoyage pour laisser derrière vous des locaux en parfait été. Maintenant que vous maîtrisez parfaitement la chronologie du déménagement d’entreprise, reste à trouver le prestataire parfait pour votre projet. Pour vous faire profiter de services performants, Movinga vous accompagne du devis à la livraison avec son sens du service et son savoir-faire technique. Des exigences particulières ? Contactez nos conseillers, ils trouveront les réponses pour vous.

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